Matriz SWOT: O Que É e Como Montar a Sua!

O vendedor consultivo é aquele que está sempre ao lado do cliente, pronto para ajudá-lo, e a matriz SWOT é desenvolvida justamente para esta tarefa!

Ela pode ser definida como uma ferramenta auxiliar aos vendedores, de modo que eles possam ser mais consultivos com seus clientes e ajudá-los ao máximo. Para utilizar a matriz SWOT é necessário ter em mente seu objetivo, bem como sua correta aplicação.

Neste artigo eu irei lhe explicar tudo sobre a matriz SWOT, assim como a maneira correta de usá-la em sua estratégia de vendas!

O que é a matriz SWOT?

A matriz SWOT foi criada na década de 1960, na Universidade de Stanford, ela tem como objetivo auxiliar o vendedor consultivo a se aproximar mais de seu cliente, de modo que possa ajudá-lo a resolver seus problemas. Muitas das vezes é possível até mesmo auxiliar em problemas que ele nem havia enxergado possuir.

Isso somente é possível pois uma visão de fora, de alguém que não está totalmente inserido no processo, por vezes pode resultar em soluções inesperadas e eficazes. A matriz SWOT tem justamente esta função, lhe ajudar a ser uma pessoa que seu cliente deseja ouvir, pois você pensou por ele!

O termo SWOT deriva da junção de quatro palavras da língua inglesa, sendo elas:

• S → Strengths;
• W ⇾ Weaknesses;
• O ⇾ Opportunities;
• T → Threats.

Quando buscamos sua tradução para o português, a matriz SWOT se transforma na matriz FOFA:

• F → Forças;
• O → Oportunidades;
• F → Fraquezas;
• A → Ameaças.

Uma vez que o significado de cada uma das letras esteja claro, é necessário entendermos onde, e como, elas se aplicam em uma matriz SWOT!

O que significam os quadrantes da matriz SWOT?

Por ser composta de 4 letras, é possível dividirmos uma matriz SWOT em quatro quadrantes, sendo que todos eles devem ser preenchidos corretamente. Isso pois, somente quando tais quadrantes conversam um com o outro é possível realizar uma análise de toda a situação.

Assim sendo, antes de começarmos a montar nossa matriz, analisaremos a seguir o significado de cada um destes quadrantes.

Strengths (Forças)

Este é o primeiro quadrante em uma matriz SWOT, e diz respeito a todas as forças, ou seja, a todos os pontos positivos em uma empresa/cliente. Nesta etapa a dica é listar todas as vantagens que sua empresa, ou cliente, possuem como diferencial.

Não importa quais sejam, desde preços, atendimento, ou profissionais. O melhor é listar tudo, de modo que seja possível separá-los futuramente.

Por exemplo, caso seu cliente possua um site de vendas online, seu diferencial pode residir em seus preços, condições de pagamento, ou quaisquer outros diferenciais que ele apresente. Alguns exemplos de perguntas que podem ajudar aqui são:

• Qual o diferencial de seu cliente com relação a seus concorrentes diretos e indiretos?
• Qual é o maior foco de elogios por parte dos clientes?
• Quais produtos/serviços são mais vendidos? Quais fazem mais sucesso entre os clientes?
• Há algum fator pelo qual seu cliente seja mais reconhecido no mercado?

Estas são apenas algumas perguntas padrões que podem lhe ajudar a levantar pontos positivos, sendo sempre possível adaptá-las de acordo com a realidade de cada cliente!

Uma vez que os pontos fortes estejam bem definidos, é hora de se atentar para os pontos fracos!

Weaknesses (Fraquezas)

Não há um só cliente, empresa, ou organização ao redor do mundo que não possua pontos fracos que possam ser trabalhados, e é missão do vendedor saber identificá-los!

Como dito antes, uma visão de fora, por vezes, é capaz de identificar problemas que fogem aos olhos de quem faz parte da empresa. Por isso é sempre bom ouvir reclamações de funcionários e clientes, pois eles possuem uma visão de fora, e que por vezes pode ajudar a empresa.

A grande dica aqui é sempre se atentar para que as fraquezas não corroborem as forças, de modo a anulá-las. Para entender melhor, vamos usar como exemplo o cliente citado acima que possui um site de vendas online.

Neste exemplo o cliente tem como Forças seus preços e condições de pagamento, os quais são melhores que seus concorrentes. Mas, vamos supor que suas Fraquezas residam em um baixo estoque, além da dificuldade de repor este estoque com frequência. Assim sendo, nós teríamos:

• Forças: Preço mais baixo que seus concorrentes
• Fraquezas: Os produtos ficam frequentemente fora de estoque

Neste cenário, por mais que os preços sejam bons, o fato do produto encontrar-se frequentemente fora de estoque levará as pessoas o buscarem em outros canais.

De modo a descobrir as fraquezas é possível utilizarmos perguntas tais como:

• Qual é o maior foco de reclamações por parte dos clientes?
• O que leva as vendas a não serem finalizadas?
• Quais as desvantagens da empresa quando comparada a seus concorrentes?

Opportunities (Oportunidades)

Forças e Fraquezas são os quadrantes em uma matriz SWOT onde realizamos análises internas, sendo que as Oportunidades e Ameaças corresponde a análises externas.

Começando pelas Oportunidades, elas correspondem a tudo aquilo que podem trazer uma influência positiva a empresa, mas que ao mesmo tempo não podem ser controlados. Ainda utilizando o exemplo do site de vendas online, a Black Friday é uma excelente oportunidade a ser aproveitada.

A Black Friday trata-se de uma data mundialmente conhecida por suas vendas, sendo possível que, com organização e preparação, seja possível aproveitá-la.

Entretanto, para aproveitar esta oportunidade, é necessário que antes as fraquezas sejam neutralizadas. Como em uma Black Friday espera-se um aumento nas vendas, a fraqueza de um estoque pequeno deve ser trabalhada, de modo que este problema não volte a ocorrer!

A Black Friday é apenas um dos exemplos de oportunidades que podem ser aproveitas, tendo várias outras a se vistoriar. Como exemplos de perguntas que podem ser feitas aqui nós podemos destacar:

• Há alguma data, ou evento, próximo que possa ser aproveitado?
• Quais são as tendências do momento, e como elas podem ser aproveitadas?
• Há novas tecnologias/softwares que podem ser implementados visando uma maior eficiência?
• Como é possível melhorar ainda mais os produtos/serviços comercializados?
• De que maneira é possível ajudar ainda mais os clientes a resolver seus problemas?

Todas estas são perguntas de eventos externos, mas que se configuram como oportunidades a serem exploradas, e que podem beneficiar bastante a empresa como um todo.

E com relação a última pergunta levantada, é sempre necessário ficar atento as necessidades do cliente. Tenha sempre em mente que, na elaboração de uma matriz SWOT, é sua missão ajudar seu cliente a ajudar o cliente dele da melhor maneira possível, de modo que todos saiam ganhando!

Para lhe ajudar a entender melhor os problemas dos clientes, e a como lidar com eles, eu aconselho a leitura do artigo:

Jornada do Cliente: O que é? Como usar a seu favor?

Threats (Ameaças)

Por fim temos o último quadrante de nossa matriz SWOT, Ameaças, o qual funciona como uma oposição as Oportunidades!

As ameaças são todas aquelas forças externas que independem da empresa, sendo elas capazes de fazer mal aos negócios, seja reduzindo seu desempenho ou atrapalhando suas vendas. Por se tratar de forças externas, é difícil prevê-las, mas na maioria dos casos é possível se preparar para crises.

Como maior exemplo da atualidade é possível destacarmos a pandemia mundial, uma ameaça externa impossível de ser prevista, e que danificou diversos negócios ao redor do mundo. No Brasil é estimado que cerca de 600 mil empresas tenham fechado suas portas em decorrência da pandemia!

Não há como se preparar previamente para uma ameaça dessa escala, sendo possível apenas se adaptar conforme a situação se desenrola. Porém, para exemplos menos drásticos, é sim possível antecipar os movimentos do mercado.

Com a era da tecnologia, uma empresa que se recusa a se inserir nos meios virtuais pode encontrar problemas para se manter. Neste cenário, acompanhar as tendências de mercado, ao mesmo tempo em que se prepara para possíveis crises futuras, é sempre o melhor caminho a se seguir.

Confira o exemplo de algumas perguntas que podem ajudar a se preparar para um eventual imprevisto

• No caso de um imprevisto, quanto tempo sou capaz de me manter sem bater minhas metas?
• Em eventuais problemas com meu produto principal, em qual outro produto posso pôr meus esforços?
• Caso perca meus principais clientes, quais outras formas tenho de encontrar novos?
• Caso o pior cenário possível aconteça, como por exemplo uma nova pandemia/crise mundial, quais medidas eu poderia tomar?

Nunca é fácil antecipar imprevisto, mas é sempre possível se preparar de modo a lidar com eles da melhor maneira possível!

Como usar sua matriz SWOT?

Uma vez que você tenha entendido o significado dos fatores que compõem sua matriz SWOT, é hora de colocar tudo em ação, e aplicar seu conceito a sua realidade.

Neste cenário analisaremos o site de vendas online de seu cliente, onde seu objetivo como um vendedor consultivo é ajudá-lo a encontrar a melhor solução para seus problemas, problemas estes que muitas vezes ele nem será capaz de enxergar sua existência.

1 – Comece montando sua matriz

A primeira coisa a se fazer é montar o esqueleto de sua matriz SWOT, a qual deve obedecer a disposição de uma tabela 2×2, tal qual a figura abaixo:

Esta é a disposição correta de uma matriz SWOT, pois assim a primeira linha corresponderá aos aspectos internos, enquanto os aspectos externos ficarão na segunda linha. Ainda neste disposição, a primeira coluna será destinada aos aspectos positivos, enquanto a segunda será destinado os aspectos negativos.

Desta maneira a disposição fica mais fácil tanto para preencher quanto para analisar sua matriz SWOT.

2 – Preencha cada um de seus quadrantes

Após montar sua matriz da maneira correta, o próximo passo está em começar a preenchê-la, sempre com os dados de acordo com o cliente/empresa que você está analisando.

Utilizaremos aqui o exemplo do cliente que possui um site de vendas, sendo assim, vamos começar a preencher de acordo com as análises realizadas deste cliente:

Forças

Este quadrante deve ser preenchido com todos os pontos positivos de seu cliente, tudo aquilo que o desteca de seus concorrentes. Tendo como princípio o exemplo acima, neste quadrante nós teríamos:

• Preços mais acessíveis;
• Melhores condições de pagamento.

Oportunidades

Passando para o quadrante das oportunidades, aqui seu papel deverá ser disruptivo, ou seja, caberá a você enxergar oportunidades que seu cliente não vê. Isso somente será possível pois você não está “contaminado” com a rotina diária do cliente, que enxerga tudo sempre igual.

As oportunidades que podem ser avistadas no cenário de um site de vendas são:

• A aproximação da Black Friday, ou demais datas festivas que alavanquem as vendas;
• Um determinado evento da cultura pop, ou midíatico, que possa ser explorado como uma estratégia de vendas.

Fraquezas

Este quadrante corresponde aos pontos fracos de seu cliente, onde você primeiro deve listá-los, para então buscar uma alternativa a eles.

No exemplo fictício que traçamos, o ponto fraco de seu cliente seria:

• Seu estoque se esgota com certa frequência, o que faz com que clientes em potencial acabem indo para a concorrência.

Uma vez que você tenha avistado tal problema, quais soluções você pode oferecer ao seu cliente?

As soluções dependerão do tipo de negócio do cliente, bem como naquilo que você o auxilia, como por exemplo:

• No caso do fornecimento de matéria-prima, você pode se adiantar e oferecer ao cliente um desconto, ou melhores condições de pagamento, caso ele peça quantidade maior do que a usual;
• Mas caso o problema seja a falta de um lugar maior para armazenar o estoque, você pode oferecer estocar o material para seu cliente, desde que ele realize um pedido maior do que o usual, deste modo você poderia enviá-lo conforme ele for necessário.

Estes são apenas alguns exemplos de soluções que podem ser abordadas, sendo que a dica é desenvolver uma solução sempre de acordo com a realidade de seu cliente!

Ameaças

E por fim temos o quadrante das Ameaças externas, sendo tudo aquilo que possa ameaçar a empresa de seu cliente.

Este quadrante costuma ser mais desafiador de se preencher, mas é sempre possível fazê-lo de acordo com seu cliente. No exemplo da loja virtual é possível destacarmos ameaças externas tais como:

• Tendências de mercado que estão mudando, sendo necessário que a empresa mude também;
• Concorrentes que começam a se adaptar para se tornarem mais competitivos;
• Alguma grande mudança que já seja esperada, tal qual o término de um longo período de vendas recorrentes, sendo mais fácil se preparar para ela.

3 – Trace suas estratégias de acordo com os dados de sua matriz!

Uma vez que todos os quadrantes tenham sido devidamente preenchidos, você deverá olhar para sua matriz SWOT tendo em mente a estratégia de seu cliente. Lembre-se de que seu cliente já possui uma estratégia em mente, ele já possui uma meta que deseja alcançar.

Com isso em mente, e analisando sua matriz SWOT, como você pode ajudar seu cliente a melhorar seus números?

E ao encontrar tais soluções, é também importante saber apresentá-las ao cliente da maneira correta. Para o exemplo de um cliente que encontre como principal fraqueza um estoque que se esgota com rapidez, uma boa abordagem seria:

“Olha, na análise que estive fazendo, eu percebi que há fraquezas que podem ser melhoradas. E se houvesse uma maneira de que seu estoque não se esgotasse tão rapidamente? Dessa maneira seria possível aumentar suas vendas, sem que com isso você perca novos clientes em potencial!”

Dessa maneira você estará oferecendo ao seu cliente a solução de um problema que ele enfrenta, ou que ele possa ainda não ter enxergado que possui. Em ambos os cenários ele estará apto a lhe ouvir, pois sabe que você somente deseja ajudá-lo!