O relatório de vendas nem sempre é visto com bons olhos pelos vendedores, porém trata-se de uma etapa importante de todo o processo!
Um relatório de vendas bem estruturado pode ser o diferencial entre fechar ou não uma venda. Através dele é possível se ter uma visão mais ampla de todo o processo, de modo a se monitorar bem determinados aspectos de uma venda, sendo possível, deste modo, realizá-la da melhor maneira possível.
O relatório permite que, enquanto o vendedor faz suas atividades, possa, pela análise das informações recebidas, receber dicas preciosas de onde existem oportunidades de melhorar sua performance
Neste artigo eu lhe mostrarei toda a importância de elaborar um bom relatório de vendas, bem como o passo a passo para colocá-lo em ação!
O que é um relatório de vendas?
Antes de o implementarmos, é importante termos em mente qual é o verdadeiro papel de um relatório de vendas!
Este relatório tem como objetivo informar ao gestor sobre tudo aquilo que está acontecendo, de modo que seja possível a ele acompanhar a performance da equipe de vendedores, ou até mesmo aos vendedores, para que eles possam acompanhar a jornada do cliente!
Assim sendo, de maneira simplificada, é possível apontarmos que o relatório tem como objetivo melhorar a eficácia das vendas. É possível realizar um paralelo com demais profissionais que também utilizam relatórios para computar informações, tal qual o médico, que o usa para anotar dados de um paciente.
Entretanto, focando exclusivamente em um relatório de vendas, é importante que ele apresente dados relativos a vendas e vendedores. Tais dados são vistos como métricas, sendo um compilado de informações importantes tanto para a empresa, quanto para o fechamento de uma venda.
Mesmo sendo clara a importância dessa coleta de dados, ainda assim é comum que vendedores não gostem de elaborar relatórios, mas por quê?
Por que alguns vendedores não gostam de elaborar o relatório de vendas?
Independente de sua importância, a grande verdade é que vendedores costumam enxergar relatórios de vendas como perda de tempo, cabendo ao gestor saber ouvir tais reclamações e administrá-las.
Para um vendedor, o relatório de vendas não agrega valor algum, e preenchê-lo se torna uma atividade sem sentido. É possível até mesmo comparar tal atividade com a de um corredor, onde no meio de uma maratona deveria interromper a corrida para preencher um relatório sobre a corrida!
Principalmente para vendedores que gostam de ação, e de ficar em movimento constante, o relatório se transforma em um aspecto burocrático de seu trabalho. Aqui, novamente, cabe ao gestor demonstrar ao vendedor todas as vantagens por trás da elaboração de um relatório de vendas!
Para entender melhor todas as atribuições de um bom gestor, eu lhe aconselho a leitura do artigo:
Dicas para Liderança e Gestão de Vendas
Vale destacar que o relatório de vendas preenchido pelos vendedores tem como foco o processo de decisão de compra do cliente, enquanto cabe aos gestores elaborarem relatórios cujo foco é o vendedor!
Outra boa dica, principalmente para vendas virtuais, é utilizar programas e aplicativos que sejam capaz de gerar tais relatórios, bastando apenas que você defina quais dados serão coletados!
Como elaborar um bom relatório de vendas?
Uma vez que a real importância de um bom relatório de vendas tenha sido entendida, é também necessário saber elaborá-lo da maneira correta!
Lembre-se de que o relatório servirá como um guia analítico, de modo a ter, em números, um conhecimento sobre quais ações produzem quais resultados para, posteriormente, poder melhorar a performance dos vendedores . Assim sendo, é importante que o relatório seja bem elaborado, de modo que você possa realmente se apoiar nele para traçar estratégias!
Abaixo eu separei algumas dicas que poderão auxiliar bastante na elaboração de um bom relatório de vendas!
1 – Tenha um objetivo em mente
Antes de mais nada, a primeira coisa a se ter em mente na hora de elaborar um relatório de vendas é sobre o objetivo por trás dele!
Como já dito acima, é possível realizar um relatório tendo como foco o cliente ou o vendedor, dependendo apenas de suas necessidades. Mais abaixo eu focarei em cada um destes relatórios, de modo que você entenda seus objetivos distintos e como realizá-los.
Entretanto, independente de qual relatório você realizará, o foco é sempre o mesmo: eficiência!
Tendo em mente a eficiência como seu objetivo, é possível começar a desenvolver um relatório tendo ela em vista, e o primeiro passo para isso é coletar as informações corretas!
2 – Saiba coletar as informações corretas
Quando se começa a elaborar um relatório, principalmente se você não possuir experiências anteriores com essa elaboração, é normal se deparar com uma quantidade enorme de informações e não saber quais priorizar.
Os dados a serem priorizados variam dependendo do produto/negócio que você comercializar, porém, é possível destacarmos os mais importantes, sendo eles as atividades realizadas, o valor obtido e a quantidade de vendas realizadas. Em um relatório de vendas, o foco deve estar nas vendas, então estes são dados que não podem ficar de fora!
Além destes dados, é também possível destacarmos outros, tais como:
- Qual seu produto mais vendido? E o seu produto mais buscado (sim, há uma diferença)?
- Qual a quantidade de produtos há no estoque? Será possível realizar quantas vendas até ser necessário repor o estoque?
- Em quais dias e horários costuma-se realizar mais vendas?
- Quantos contatos foram estabelecidos, e quantos clientes foram fidelizados?
- Qual seu ticket médio (o valor médio de vendas por cliente)?
- Qual é o custo de aquisição de cada cliente, também conhecido pela sigla CAC?
Estas são algumas das perguntas mais importantes que devem estar claras em um relatório de vendas, entretanto, é possível alterá-las, ou até mesmo adicionar novas, dependendo das particularidades de cada empresa!
3 – Seu relatório deve ser conciso!
Tenha em mente que quantidade não é qualidade, e que seu foco não deve estar em informações desnecessários, que estarão ali apenas para “preencher espaço”. Em um relatório de vendas, menos é mais, ou seja, quanto menor e mais conciso ele for, melhor!
Porém, ao mesmo tempo em que seu relatório não deve ser extenso, ele também deve conter o maior número de detalhes possível que ajudem a perceber oportunidades, e este é o desafio!
Encontrar um equilíbrio entre um relatório de vendas que não seja extenso, mas preciso, é a missão de gestores e vendedores. Para tal basta levar em consideração os dados relatados acima, bem como dados específicos na realidade de cada empresa.
Porém, vale lembrar que vivemos na era da tecnologia, ou seja, relatórios não precisam serem preenchidos “a mão”. É normal que empresas possuam aplicativos, planilhas e bancos de dados em seus moldes, para que vendedores e gestores apenas precisem entrar com as informações requeridas.
Há empresas que possuem até mesmo aplicativos de celular com este intuito, tudo para fazer o processo de preenchimento de um relatório bastante dinâmico e rápido!
4 – Gráficos e tabelas são bem vindos!
Os relatórios devem ser simples e diretos, então usar gráficos e tabelas pode ser de grande ajuda!
Isso pois, o objetivo de tabelas e gráficos é justamente apresentar uma melhor compreensão, além de diminuir a quantidade de textos. Informações visuais contribuem bastante para um melhor entendimento de informações, muito mais do que um bloco de textos.
Ou seja, por mais que esta possa parecer uma dica não tão importante, a adição de gráficos e tabelas em um relatório de vendas é sim importante, e deve ser feita!
5 – Dados por vendedores
O relatório de vendas pode tanto ser focado em vendedores quanto em clientes, porém há certas diferenças entre cada um deles. Diferenças essas que vão desde sua elaboração até o seu objetivo!
Um relatório focado em vendedores é normalmente realizado por gestores, e tem como objetivo principal monitorar o desempenho da equipe de vendas. Deste modo o gestor terá um maior controle sobre a eficácia das ações realizadas, como também os erros e acertos de sua equipe, de modo que ele possa atuar com cada vendedor e particular, sempre mirando a eficiência.
Como o foco aqui está no vendedor, a dica é ter dados no relatório tais como:
- Qual o número de vendas deste vendedor durante o período? Qual essa porcentagem quando comparada com as vendas de toda a equipe?
- Quais são as ações que em cada vendedor produzem melhores resultados?
- No caso de produtos/serviços diferentes, quais foram os mais vendidos por este vendedor? São produtos/serviços de alta demanda, ou que costumam sair mais raramente?
- É possível realizar uma análise tendo como base o retorno total que cada vendedor trouxe à empresa com suas vendas?
Além disso, é também possível utilizar diversas outras métricas em um relatório de vendas tendo como foco o vendedor (quantidade de propostas que foram enviadas, total de negócios fechados, clientes que foram captados, etc), tudo de acordo com as necessidades e critérios da empresa!
6 – Dados por clientes
Mas, no caso de um relatório de vendas que está sendo realizado pelos vendedores, o foco está nos clientes!
Este relatório deve estar focado no cliente, porém a dica é que ele não esteja direcionado apenas para as vendas realizadas, mas também para os negócios que não foram finalizados.
É bastante comum que, durante uma reunião ou encontro com o cliente, o negócio não seja fechado de imediato, e que se estenda por vários e vários encontros. Manter um relatório sobre cada etapa da negociação é importante, pois assim o vendedor poderá retornar uma negociação anterior do ponto exato onde ela havia parado.
Ou seja, um vendedor que precise falar com um cliente específico poderá recorrer ao relatório de vendas, e verificar em que pé está o andamento das propostas para com aquele cliente. Como se ele fosse um amigo que lembra ao cliente o que está faltando para se aliviar daquele problema!
Além disso, é importante ter em mente que o processo de vendas é contínuo, e o cliente passa por uma série de fatos e acontecimentos que o levarão a fechar um negócio. E sempre que uma venda não for finalizada, é necessário que o vendedor preencha no relatório os motivos que levaram a isso:
- Quanto o cliente está com disposição de mudar sua situação atual por uma situação melhor que o produto/serviço o levaria?
- Qual critério o cliente escolheu? Foi o preço? Ou pode ser que sua expectativa não estava sendo atendida?
Com tais dados é possível ter um controle sobre o ocorrido, de modo a preparar medidas para uma próxima reunião com o cliente. Peguemos como exemplo uma próxima reunião com um cliente que não tenha fechado negócio pelo seu preço. Sendo assim, é possível já iniciar esta reunião com isso em mente, sendo este o foco do vendedor.
Além disso, é importante também ter em mente que um pedido de proposta não é indicativo de que a venda realmente será realizada. É normal que um contato parece que avança mas retorna para o mesmo lugar de início, pois o cliente ainda está se decidindo. Neste cenário, uma boa estratégia por parte do vendedor é utilizar a frase:
“Sr. Cliente, que falta para o senhor tomar a decisão que resolve o problema que está buscando resolver?”
Um bom relatório de vendas está ali para ajudar o vendedor a saber como ajudar o cliente em sua compra!
7 – Qual será a periodicidade de seu relatório de vendas?
Seu relatório de vendas será efetivado com que frequência? Ele será anual, semestral, trimestral, mensal, ou semanal?
Aqui não há uma regra definida para essa periodicidade, dependendo apenas das decisões dentro da própria empresa. Entretanto, a dica é elaborá-lo de acordo com períodos onde as vendas são maiores, assim é possível elaborá-lo melhor, bem como definir melhores estratégias de precificação!
Outra dica importante, principalmente quando for comparar relatórios de vendas, é ter em mente os meses que estão sendo comparados. Meses festivos, tais como dezembro e janeiro, não devem ser comparados com meses mais “mornos”, tal como agosto.
Clientes possuem comportamentos únicos em determinadas datas, então é importante levar isso em consideração ao se elaborar um relatório de vendas!
Seguindo estas dicas você poderá realizar um bom relatório de vendas, obtendo assim um maior controle sobre tudo, com foco sempre na eficiência!